A ausência de critérios objetivos num processo de decisão em comitê não significa que a decisão vai ser tomada sem critérios. Significa que os critérios que vão prevalecer serão os de quem tem mais influência na sala naquele dia. Haroldo Augusto Filho, executivo com atuação em negociação empresarial, gestão de conflitos e estruturação de soluções em ambientes corporativos complexos, trata a definição de critérios objetivos não como etapa burocrática de governança, mas como o trabalho que determina se um comitê vai decidir bem ou vai apenas ratificar o julgamento de quem chegou com a posição mais consolidada.
O que segue mostra como construir esses critérios de forma que eles realmente funcionem quando a decisão importa. Confira!
Defina os critérios antes de conhecer as opções
O erro mais recorrente em processos de decisão em comitê é construir os critérios de avaliação depois que as opções já estão na mesa. Quando isso acontece, os critérios são inevitavelmente influenciados pelas opções disponíveis, e frequentemente são construídos de forma que favorecem a alternativa que o grupo já está inclinado a escolher antes de qualquer avaliação formal. O resultado é um processo que parece rigoroso porque usou critérios, mas que chegaria ao mesmo resultado sem eles.
Definir critérios antes de as opções serem apresentadas é o que garante que eles reflitam o que a decisão deveria entregar, e não o que a alternativa preferida entrega. Essa sequência parece simples e é sistematicamente invertida na prática, porque construir critérios em abstrato é mais difícil do que construí-los em relação a algo concreto. Haroldo Augusto Filho considera essa dificuldade um sinal de que o trabalho de clareza sobre o que a decisão precisa entregar não foi feito com o rigor necessário, e que fazê-lo antes de ver as opções é justamente o que força essa clareza.
Torne os critérios específicos o suficiente para discriminar
Critérios genéricos não discriminam entre opções genuinamente diferentes. Qualidade, sustentabilidade e alinhamento estratégico são exemplos de critérios que aparecem em processos de decisão em comitê e que raramente produzem avaliações úteis, porque cada membro do comitê os interpreta de forma diferente, sem que ninguém perceba que as interpretações são distintas. O debate que se segue parece ser sobre as opções, quando na verdade é sobre o significado dos critérios, e esse debate raramente é resolvido de forma explícita.
Critérios úteis são aqueles específicos o suficiente para que dois membros do comitê, avaliando a mesma opção de forma independente, cheguem a julgamentos comparáveis sem precisar alinhar interpretações. Isso exige que cada critério seja definido com a pergunta que ele responde e com os parâmetros dentro dos quais a resposta vai ser avaliada. Um critério como impacto no fluxo de caixa nos primeiros doze meses é específico. Um critério como sustentabilidade financeira não é, e a diferença entre os dois no momento da avaliação é a diferença entre uma conversa que avança e uma que circula.
Pese os critérios antes de aplicá-los
Critérios com pesos iguais produzem decisões que tratam variáveis com importâncias radicalmente diferentes como se tivessem o mesmo valor. O processo de definir pesos relativos para cada critério antes de avaliar as opções força o comitê a uma conversa que raramente acontece de forma explícita: qual é a hierarquia real de prioridades que esta decisão deve refletir?
Essa conversa é frequentemente a mais reveladora de todo o processo, porque expõe divergências sobre prioridades que os membros do comitê assumiam estar alinhadas sem que jamais tivessem sido explicitadas. Um comitê que descobre, durante a definição de pesos, que seus membros têm hierarquias de prioridade genuinamente diferentes, está em posição muito melhor para tomar uma boa decisão do que um comitê que descobre essa divergência depois que a votação já aconteceu. A pesagem explícita de critérios não elimina o desacordo sobre prioridades, como destaca Haroldo Augusto Filho, mas o coloca no momento e no lugar certos dentro do processo, onde ainda pode ser resolvido antes de comprometer a decisão.
Documente como os critérios foram aplicados, não apenas qual foi o resultado
O valor dos critérios objetivos não termina no momento em que a decisão é tomada. Ele se estende para o futuro, quando a decisão precisar ser revisada, quando seu resultado precisar ser explicado a quem não participou do processo e quando o comitê precisar decidir algo semelhante num ciclo seguinte. Sem documentação de como os critérios foram aplicados, o registro que permanece é apenas o resultado, sem o raciocínio que o produziu.
Essa documentação não precisa ser extensa: precisa registrar, para cada critério, como cada opção foi avaliada e por quê. Esse registro serve a três propósitos simultâneos. Permite revisar a decisão com base no que foi assumido e não apenas no que aconteceu depois. Permite que membros que não participaram do processo entendam a lógica que o orientou. E permite que o comitê aprenda com seus próprios processos anteriores, em vez de começar do zero a cada ciclo decisório. Para Haroldo Augusto Filho, esse último propósito é o mais negligenciado e o mais valioso: comitês que acumulam histórico documentado de como suas decisões foram tomadas desenvolvem, ao longo do tempo, uma capacidade de julgamento coletivo que nenhum critério isolado consegue substituir.
